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ビジネス文書の例文
ビジネスの世界では、人間関係や業務が複雑に絡み合い、社会を形成しています。よってビジネスシーンに合わせたマナーがとても大切になってきます。
ビジネス文書は、そうした社会の中で、会社内や社外との連絡手段として頻繁に使われています。ビジネス文書とは、状況に合ったもの、正確で簡潔な内容、適切なタイミング、上司や取引先の承認など取り扱いのルールといった、たくさんの要素が詰まった、大切なビジネスツールなのです。
まずビジネス文書には、社内と社外のものがあり、それぞれメールと、メール以外の書類があります。社内宛のビジネス文書の例としては、指示、報告、確認といった基本的なものから、宴会の案内、出欠の返答など、人間関係を構成するものまでさまざまです。また社外宛のビジネス文書の例としては、挨拶状、資料の送付、ファックスの頭付け、見積もりや発注、請求書、お詫び、クレーム、督促などがあり、どれも会社の顔としてたいへん重要な書類です。
このようにビジネスの社会において欠かすことのできないビジネス文書ですが、文章力に自信のない人やビジネス文書に不慣れな人は難しいと感じるかもしれません。しかし文章力がなくても正しいビジネス文書を書く方法があります。それが例文の利用です。
ビジネス文書の形式は基本的に決まっています。よって、例文を利用するテクニックさえあれば、誰でも簡単にビジネス文書を作成することができるのです。
現在では本や雑誌、またインターネット上でもビジネス文書の例文が様々紹介されています。そうしたものを上手に利用し、ビジネススキルを磨いてみてはいかがでしょうか。
ビジネス文書技能検定について
ビジネス文書技能検定とは、その名の通り、ビジネス文書を作成する能力が問われる試験のこと。この試験は「財団法人実務技能検定協会」主催の資格試験で、この機関はビジネス文書技能検定の他にも、「秘書検定」や「ビジネス実務マナー検定」や「サービス接遇検定」といった、社会で必須の一般常識、礼儀作法、マナーといった技能を問う系の資格試験を行っています。
このビジネス文書技能検定の受験資格は特になく、誰でも受けることができます。ただし実際の受験者は女性が圧倒的に多いようです。
ビジネス文書技能検定の試験内容ですが、漢字・送り仮名・時候の言葉などの知識を問う「表記技能」、語句の用法についての知識や、丁寧な表現を用いる技能を問う「表現技能」、案内状などのビジネス文書の作成技能を問う「実務技能」の3分野に分かれています。「実務技能」では実際にビジネス文書を作成しなければなりませんが、通常はワープロソフトなどを使って作ることが多いビジネス文書を、試験では紙に鉛筆で書かなければならず、意外に漢字が書けなかったりという落とし穴もあるので注意が必要です。
この検定には3級、2級、1級がありますが、レベルから言うと3級と2級は非常に簡単、1級は少し難しいという程度です。合格率も3級では約90%、2級が約50％、1級で25%となっています。ビジネス文書技能検定に必要な知識は短期間で身に付けようと思えばできなくもないので、就職活動を始める前にこういったことを勉強してみるのも良いかもしれません。
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